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如何做好基层法院档案数字化工作
    基层法院档案数字化是适应社会数字化潮流的必然趋势,也是服务审判管理信息化的必然要求,更是增强司法公信力的重要手段。为此,笔者结合自身工作实际对当前基层法院档案数字化工作中存在的问题进行分析,并就如何做好基层法院档案数字化工作提出合理性建议。
    一、基层法院档案数字化工作存在的问题
   (一)档案数量多与档案员少的矛盾。随着基层法院诉讼案件量增多,档案数量多与档案专业人员少的矛盾日渐明显。此外,许多基层法院档案队伍建设不够重视,大多数兼职档案员需要从事其他工作且人员变动大,严重影响档案室的日常工作。法院档案数字化工作的开展,需要对历史库藏档案进行全面扫描挂接,一两名专职档案员忙于档案室的日常工作,难以核查数名扫描员的工作质量。
   (二)档案经费有限且基础设施不完善。目前,基层法院专项经费受财政严格管控,但档案数字化初级阶段纸质档案数字化就需要大量经费。大多数基层法院开展档案数字化工作还停留在初级阶段,还未进行配套硬件和软件设施设备系统、现代化库房和网络化建设。
    (三)数字化基础业务和服务利用水平待提高。当前,基层法院档案员多是非科班出身,缺乏档案数字化的知识和技能,缺乏纸质化档案转变为数字化档案的意识,故不能满足档案基础业务的要求。档案员注重档案管理忽略档案利用,难以发挥档案利用造福公众的作用。
    二、如何做好基层法院档案数字化工作
    (一)加强组织领导,明确责任分工。基层法院领导应重视档案数字化创建工作,多与数字化档案室创建成功的单位交流沟通,用新思维和理念不断完善规章制度,使档案数字化工作得到制度保障。根据法院实际情况明确职能分工,成立了以院长为组长的档案数字化创建工作领导小组,安排办公室组织落实、督促检查等日常创建工作,制定责任到人的实施方案。专职档案员定期对责任人员工作情况进行督查,分管领导定期听取责任人员汇报工作,确保档案数字化工作有效开展。
   (二)增加经费投入,完善基础建设。基层法院应做好档案数字化经费申报工作,确保档案数字化经费充足。在硬件方面,既要配备可供存储电子数据设备的档案管理专用服务器,又要实现异地备份数字化档案。在软件方面,采用符合国家要求的档案系统实现审判管理、办公管理等系统内电子档案实现在线归档共享。在现代化库房方面,需购买全自动温湿度监测、消防报警监控和全自动消毒系统。
    (三)强化基础业务,推广利用档案资源。
    档案员需要树立数字化档案意识,不断学习档案数字化知识和技能,重视数字化档案的管理和利用,满足档案数字化基础业务的要求。基层法院要建立独立的档案数据库,按照全文数据库要求实现纸质档案数字化处理并挂接,实现电子文件在线归档并做好移交、鉴定和分析利用工作。同时,对内开展网上借调阅卷培训并推行网上借调阅档案影像卷,对外开设当事人阅卷窗口按规定权限给当事人查阅档案影像卷,做好借调阅记录,减少实体档案调出,提高档案利用率和安全性。
    总之,做好基层法院档案数字化工作,需要领导支持、经费保障、档案员科学管理,才能提高档案管理和利用水平,开创法院档案数字化工作的新局面。
(金湖法院 胡玲玲)


 
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